Jak długo przechowywać rachunki?

Pan Tadeusz wkrótce będzie się przeprowadzał. Chciałby przy tej okazji pozbyć się niepotrzebnych papierów, między innymi wyciągów bankowych, rachunków, faktur, potwierdzeń zapłaty sprzed kilku lat. Jakie dokumenty może zniszczyć, a jakie powinien przechowywać i jak długo? 

Roszczenia o zapłatę ewentualnych zaległości ulegają przedawnieniu po 3 latach. Dlatego rachunki, faktury i wszelkie inne dowody zapłaty za tak zwane świadczenia okresowe, na przykład za wodę, gaz, prąd, telefon, należy przechowywać przez ten okres. W ciągu trzech lat w razie niezgodności wystawca faktury może żądać wyjaśnień lub zapłaty zaległości – wtedy dowody na to, że z niczym nie zalegamy, mogą się przydać. Potem wszystkie te dokumenty można zniszczyć.
Dłużej, czyli przez 5 lat, pan Tadeusz powinien przechowywać rachunki i faktury, na podstawie których korzystał z ulg podatkowych. Przez ten czas powinien również zachować kopie zeznań podatkowych PIT, które składał w urzędzie skarbowym wraz z potwierdzeniem ich przedłożenia.
Dokumenty bankowe, a więc potwierdzenia spłaty rat, należy przechowywać do momentu, aż dostaniemy z banku pisemną informację, że kredyt został całkowicie spłacony. Zaświadczenie to należy mieć w domowym archiwum przez 10 lat, ponieważ dopiero wówczas roszczenie instytucji finansowych ulegają przedawnieniu. Potwierdzenia  z bankomatów i terminali należy przechowywać do czasu otrzymania wyciągu bankowego.
Podobnie jest z dokumentami ubezpieczeniowymi, a więc z umowami ubezpieczeniowymi i dowodami opłacania składek. Mimo że roszczenia firm ubezpieczeniowych przedawniają się po 3 latach, warto dokumenty mieć w domu przez 10 lat, ponieważ mogą się przydać przy zawieraniu kolejnej polisy z innym ubezpieczycielem (w przypadku polisy OC na samochód potwierdzają na przykład prawo do zniżek za bezszkodową jazdę). Nigdy nie należy natomiast wyrzucać czy niszczyć polis ubezpieczeniowych na życie.

Elżbieta Staszak-Małecka